Polityka prywatności

Administratorem danych osobowych jest Marcin Łętowski, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Warsaw Residential Group Marcin Łętowski, ul. Grafitowa 5, 62-504 Posoka, NIP 6653065982, REGON 528314936 (dalej „MetronQ”). W sprawach danych osobowych napisz na kontakt@metronq.pl. Pojęcia pisane wielką literą (Pliki Wejściowe, Dane Techniczne) mają znaczenie nadane im w Regulaminie.

1. Jakie dane przetwarzamy

• Dane konta Zakładu: imię i nazwisko, adres e-mail, opcjonalnie numer telefonu, nazwa firmy, NIP oraz dane niezbędne do rozliczeń. Numer telefonu podajesz dobrowolnie przy rejestracji lub później w panelu i możesz go w każdej chwili zmienić albo usunąć.
• Dane z formularza kontaktowego: imię i nazwisko, e-mail, nazwa firmy oraz treść wiadomości.
• Zapis zgody na kontakt handlowy: fakt jej wyrażenia lub wycofania wraz z datą, godziną i adresem IP.
• Dane klientów końcowych składających zamówienie: imię i nazwisko, e-mail, telefon i adres dostawy - podane w formularzu zamówienia.
• Pliki Wejściowe (CAD/CAM i dokumentacja techniczna) przesłane do wyceny - zwykle dane techniczne, nie osobowe.
• Dane Techniczne - zanonimizowane parametry liczbowe wygenerowane z analizy Plików Wejściowych, bez możliwości odtworzenia geometrii i bez identyfikacji klienta końcowego.
• Dane techniczne sesji: logi, adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce.
• Dane z narzędzi analitycznych i marketingowych - wyłącznie za Twoją zgodą (pkt 4).
• Dane o korzystaniu z panelu: otwierane ekrany, kliknięte elementy interfejsu, nazwy edytowanych pól, błędy aplikacji oraz czas spędzony na ekranie - zapisywane jako zdarzenia z datą i godziną (pkt 4).
• Dane podatkowe kontrahenta: numer identyfikacji podatkowej (NIP, numer VAT UE, GSTIN lub inny krajowy odpowiednik), adres siedziby, a przy sprzedaży poza Unię Europejską także dokumenty potrzebne do rozliczenia podatku u źródła - certyfikat rezydencji, oświadczenie o braku zakładu, formularze wymagane przez kraj nabywcy oraz potwierdzenia potrącenia podatku.

2. Cele i podstawy prawne

• Świadczenie usługi i realizacja umowy, w tym komunikacja serwisowa niezbędna do obsługi konta - potwierdzenia, faktury, powiadomienia o wycenach i zamówieniach, informacje o awariach i zmianach regulaminu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Ta komunikacja nie wymaga zgody i nie podlega rezygnacji, dopóki konto istnieje.
• Rozliczenia i obowiązki księgowe (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Rozliczenie podatkowe sprzedaży zagranicznej - potwierdzenie statusu podatnika (w Unii Europejskiej przez system VIES, poza nią na podstawie krajowego numeru identyfikacji podatkowej lub dokumentu rejestrowego), wystawienie faktury bez podatku, informacja podsumowująca VAT-UE oraz dokumentacja podatku u źródła (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), a w zakresie obrony przed roszczeniami organów podatkowych - nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Odpowiedź na zapytanie wysłane przez formularz kontaktowy oraz bieżące wsparcie (uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Na samo zapytanie odpowiadamy bez potrzeby wyrażania jakiejkolwiek zgody.
• Kontakt handlowy wykraczający poza powyższe - rozmowa wdrożeniowa, propozycje konfiguracji i rozwiązań, informacje o nowych funkcjach oraz oferty MetronQ, telefonicznie i e-mailem - na podstawie Twojej dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a w zakresie kanału komunikacji art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej). Zgoda dotyczy wyłącznie własnych usług i produktów MetronQ.
• Analityka i marketing internetowy (cookies, remarketing) - na podstawie Twojej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), zob. pkt 4.
• Rozwój i poprawa panelu - sprawdzamy, które ekrany sprawiają trudność, gdzie pojawiają się błędy i na którym kroku użytkownicy się zatrzymują (uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Analizujemy sposób korzystania z narzędzia, a nie osobę: nie budujemy profili, nie podejmujemy na tej podstawie żadnych decyzji wobec Ciebie ani Twojej firmy i nie łączymy tych danych z żadnym źródłem zewnętrznym. W każdej chwili możesz wnieść sprzeciw (pkt 7).
• Wykazanie udzielenia zgody: przechowujemy datę, godzinę i adres IP jej wyrażenia oraz wycofania (art. 7 ust. 1 RODO, obowiązek prawny - art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Zgoda na kontakt handlowy jest w pełni dobrowolna. Nie jest warunkiem założenia konta, rozpoczęcia okresu próbnego ani korzystania z Usługi, a jej brak nie wpływa na zakres, jakość ani cenę Usługi. Wycofasz ją w każdej chwili przełącznikiem w panelu (Ustawienia > Prywatność) albo wiadomością na kontakt@metronq.pl - równie łatwo, jak została wyrażona.

3. Odbiorcy i podmioty przetwarzające

• Hosting i infrastruktura: Hetzner (serwery w Unii Europejskiej).
• Płatności: Stripe.
• Analityka i reklama: Google (Google Analytics, Google Ads) - tylko za zgodą.
• Identyfikacja firm odwiedzających stronę (sales intelligence): Apollo.io - tylko za zgodą marketingową.
• Poczta e-mail: OVH (usługa Zimbra) - hosting poczty firmowej i wysyłka powiadomień e-mail, serwery w Unii Europejskiej.
• Zabezpieczenie formularzy przed nadużyciem: Google (reCAPTCHA) - działa przy logowaniu, rejestracji i formularzach kontaktowych, niezależnie od zgody na cookies, jako element bezpieczeństwa usługi.
• Umawianie rozmów wdrożeniowych: Google (Kalendarz i Meet) - jeżeli umówisz z nami spotkanie, Twój adres e-mail trafia do zaproszenia i do wideorozmowy.
• Weryfikacja kontrahentów z Unii Europejskiej: system VIES prowadzony przez Komisję Europejską.
• Administracja podatkowa: Krajowa Administracja Skarbowa (Krajowy System e-Faktur, JPK_V7, informacja podsumowująca VAT-UE), a przy sprzedaży poza Unię Europejską - organy podatkowe kraju nabywcy, w zakresie wymaganym do zastosowania umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.
• Danych nie sprzedajemy. Przekazanie poza Europejski Obszar Gospodarczy następuje tylko przy odpowiednich zabezpieczeniach z rozdziału V RODO - standardowych klauzulach umownych, a w przypadku dokumentów podatkowych składanych organom kraju nabywcy na podstawie art. 49 ust. 1 RODO (niezbędność do wykonania umowy oraz do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń).

4. Pliki cookie i technologie śledzące

Używamy niezbędnych plików cookie koniecznych do działania serwisu oraz - wyłącznie za Twoją zgodą - cookies analitycznych i marketingowych. Zgoda wyrażana w banerze dotyczy wyłącznie narzędzi zewnętrznych dostawców i tylko ich: kategoria „Analityczne” oznacza Google Analytics, a kategoria „Marketingowe” - Google Ads oraz Apollo.io. Skrypty tych dostawców ładują się dopiero po wyrażeniu zgody; wycofanie zgody zatrzymuje ich działanie.

Twój wybór obowiązuje we wszystkich usługach MetronQ w domenie metronq.com (m.in. metronq.com, app.metronq.com, quoting.metronq.com) - zapisujemy go w jednym pliku cookie współdzielonym między tymi serwisami, więc nie pytamy o zgodę osobno na każdym z nich. Zgodę zmienisz lub wycofasz w dowolnym momencie: na stronie przez „Ustawienia cookies” w stopce, a w panelu w zakładce Ustawienia.

Analityka produktowa panelu. Niezależnie od cookies opisanych wyżej prowadzimy własną analitykę tego, jak korzysta się z panelu. Nie bierze w niej udziału żaden zewnętrzny dostawca i nie zakłada ona plików cookie: zapisujemy wyłącznie identyfikator sesji w pamięci karty przeglądarki, który znika po jej zamknięciu i nie pozwala rozpoznać Cię przy kolejnej wizycie. Zbieramy to, co pozwala poprawić narzędzie - który ekran był otwarty, co zostało kliknięte, nazwę edytowanego pola, błąd aplikacji i czas na ekranie.

Czego nie obejmuje analityka. Poniższe dotyczy wyłącznie analityki produktowej i nie mówi nic o samej Usłudze: pliki, wyceny i zamówienia oczywiście przetwarzamy, bo bez tego Usługa nie mogłaby działać, a zasady tego opisują pkt 1, 5 i 6 oraz Regulamin. Do analityki nie trafiają natomiast: zawartość pól, które wypełniasz, treść wycen i zamówień, nazwy i zawartość plików, dane Twoich klientów końcowych, ruchy myszy ani nagrania ekranu. Adresy zapisujemy jako wzorzec ekranu (na przykład /wyceny/:id), a nie jako konkretny adres, więc z zapisu analitycznego nie wynika, której wyceny dotyczył.

Podstawa i sprzeciw. Analityka produktowa działa na podstawie naszego uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a nie na podstawie zgody z banera cookies - baner dotyczy wyłącznie narzędzi Google i Apollo.io wymienionych wyżej. Jeżeli nie chcesz, aby korzystanie z panelu przez Twoje konto było w ten sposób analizowane, napisz na kontakt@metronq.pl: zatrzymamy zbieranie dla Twojego konta i usuniemy zdarzenia już zebrane. Usługa działa dalej bez żadnych ograniczeń, a odmowa nie wpływa na jej zakres, jakość ani cenę.

5. Przechowywanie i retencja

• Pliki Wejściowe przechowujemy nie dłużej niż 90 dni od przesłania, a następnie trwale usuwamy. Na żądanie usuniemy je wcześniej, niezwłocznie i nie później niż w 7 dni.
• Po analizie zachowujemy wyłącznie Dane Techniczne. Jako dane zanonimizowane, bez możliwości odtworzenia geometrii, mogą być przechowywane bezterminowo w celu kalibracji Silnika Wyceny i sprawdzania trafności wycen, na zasadach opisanych w pkt 6 Regulaminu.
• Dane konta przechowujemy przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres wymagany przepisami (np. podatkowymi). Konta, które po okresie próbnym nie wykupiły planu, pozostają nieaktywne, a ich danych nie usuwamy automatycznie - usuwamy je na żądanie zgłoszone w panelu lub mailowo.
• Zapis zgody na kontakt handlowy (data, godzina, IP) przechowujemy przez czas jej obowiązywania, a po wycofaniu przez 3 lata - tyle wynosi termin przedawnienia roszczeń, w którym musimy móc wykazać, że kontakt miał podstawę.
• Dane przechowujemy na serwerach w Unii Europejskiej. Pliki Wejściowe i ich podglądy 3D są szyfrowane w transmisji (TLS) oraz w spoczynku (AES-256, kluczem pozostającym w wyłącznej dyspozycji MetronQ - dostawca magazynu obiektowego go nie przechowuje, więc bez tego klucza pliku nie odczyta nikt, łącznie z nim). Dane kontaktowe z zamówień (imię i nazwisko, e-mail, telefon, adres dostawy, uwagi) są dodatkowo szyfrowane w samej bazie danych (AES-256), kluczem przechowywanym poza bazą. Pozostałe dane są szyfrowane w transmisji, a w bazie chronione kontrolą dostępu i brakiem jakiegokolwiek bezpośredniego dostępu z internetu.
• Faktury oraz dokumentację podatkową sprzedaży zagranicznej (numery identyfikacji podatkowej, certyfikaty rezydencji, formularze kraju nabywcy i potwierdzenia potrącenia podatku u źródła) przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi - co do zasady 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
• Zdarzenia analityki produktowej (pkt 4) przechowujemy 14 dni, a następnie trwale usuwamy. Pozostają z nich wyłącznie zbiorcze statystyki dzienne - liczba otwarć ekranu, średni czas, liczba błędów - bez identyfikatora sesji i bez powiązania z osobą; te przechowujemy do 2 lat.
• Dane pozostają na serwerach w Unii Europejskiej także wtedy, gdy Zakład ma siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Korzystanie z panelu spoza EOG oznacza, że to Zakład pobiera swoje dane do kraju swojej siedziby, we własnym imieniu i na własną odpowiedzialność.
• Nie przekazujemy przesłanych plików zewnętrznym dostawcom modeli uczenia maszynowego lub sztucznej inteligencji i nie udostępniamy ich do trenowania modeli osób trzecich. Silnik Wyceny jest deterministycznym modelem obliczeniowym, a nie modelem uczonym na dokumentacji klientów. Wykorzystanie plików do rozwoju własnych modeli MetronQ - działających wyłącznie na naszej infrastrukturze - wymaga odrębnej, uprzedniej zgody Zakładu, którą można wycofać w każdej chwili (pkt 6 Regulaminu).
• Nie udostępniamy Plików Wejściowych osobom trzecim (poza podwykonawcami technicznymi zobowiązanymi do poufności). Po naszej stronie dostęp mają wyłącznie imiennie upoważnione osoby, którym jest on niezbędny do obsługi zgłoszenia, diagnostyki błędu, wsparcia wdrożeniowego lub kontroli poprawności odczytu pliku i trafności wycen - na indywidualnych kontach z uwierzytelnianiem dwuskładnikowym, z zapisem wejść na konto Zakładu w dzienniku zdarzeń. Osoby te wiąże zobowiązanie do poufności oraz zakazy z pkt 6 Regulaminu, w tym zakaz wykorzystania plików do produkcji detali i do działalności konkurencyjnej wobec Zakładu.

6. Dane klientów końcowych Zakładu

W zakresie danych osobowych klientów końcowych, które Zakład przetwarza za pośrednictwem Serwisu (np. dane kontaktowe z formularza zamówienia), Zakład jest administratorem, a MetronQ podmiotem przetwarzającym. Zasady tego przetwarzania określa umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA), stanowiąca załącznik do Regulaminu.

7. Twoje prawa

• Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu.
• Zgodę na kontakt handlowy cofniesz w panelu (Ustawienia > Prywatność) lub mailowo na kontakt@metronq.pl; zgodę na analitykę i marketing internetowy - przez „Ustawienia cookies” w stopce serwisu. Cofnięcie działa na przyszłość i nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia.
• Przysługuje Ci skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).
• Wobec analityki produktowej (pkt 4), opartej na naszym uzasadnionym interesie, możesz wnieść sprzeciw - napisz na kontakt@metronq.pl. Zatrzymamy zbieranie dla Twojego konta i usuniemy zdarzenia już zebrane.

8. Kontakt

W sprawach prywatności i danych osobowych napisz na kontakt@metronq.pl.